Bestuurder van een stichting, vereniging of bv wordt je niet door de enkele inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Statutair bestuurder wordt je door een rechtsgeldig benoemingsbesluit van het daartoe bevoegde orgaan zoals de ledenvergadering, de aandeelhoudersvergadering of het zittende bestuur (coöptatie). Dat benoemingsbesluit is bepalend en niet de daaropvolgende registratie bij de KvK.

Regelmatig ontstaan er geschillen over de vraag of iemand wel bestuurder van de rechtspersoon is geworden. Vaak komt die vraag pas op tafel wanneer binnen het bestuur een conflict is ontstaan. Maar ook bij het ontslag van een bestuurder kan dit een discussiepunt zijn. Dat heeft alles te maken met de ontslagbescherming die een ontslagen bestuurder geniet wanneer achteraf blijkt dat hij altijd werknemer is gebleven. Tot slot zien we de vraag terugkomen in situaties waarin een bestuurder persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld door een curator of schuldeiser. In een dergelijke bestuurdersaansprakelijkheidsprocedure kan het ontbreken van een benoemingsbesluit een escape zijn voor de aangesproken bestuurder.

Hierna worden een aantal belangrijke uitgangspunten besproken omtrent de benoeming van bestuurders bij rechtspersonen.

Geen bestuurder zonder rechtsgeldig benoemingsbesluit

Een (rechts)persoon kan geen bestuurder worden van een rechtspersoon zonder dat daar een benoemingsbesluit aan ten grondslag ligt. De Hoge Raad heeft dat in het Squamish/Van Ekelenburg-arrest (HR 15 december 2000, NJ 2001/109) duidelijk gemaakt. Volgens de Hoge Raad kan niet worden aanvaard dat degene die – ondanks het ontbreken van een benoemingsbesluit – op grond van verklaringen of gedragingen van de vennootschap heeft aangenomen dat hij tot bestuurder was benoemd, als bestuurder van de vennootschap moet worden aangemerkt. Of in de woorden van het gerechtshof (Hof Arnhem-Leeuwarden 21 januari 2020, ECLI:NL:GHARL:2020:540): ‘Het belang van de rol van een bestuurder bij een rechtspersoon, een stichting niet uitgezonderd, verzet zich er tegen dat aangenomen wordt dat een persoon bestuurder is zonder dat die benoeming ook blijkt uit een bestuursbesluit.

De enkele ‘opstelling’ of het ‘gedrag’ van de persoon die al dan niet als statutair bestuurder is benoemd, kan niet meebrengen dat moet worden aangenomen dat deze persoon wel of niet als statutair bestuurder is benoemd. Dat iemand zich voordoet als statutair bestuurder door bevoegdheden te pretenderen die aan het bestuur toekomen, maakt hem of haar nog geen statutair bestuurder. Denk aan het ondertekenen van de jaarrekening of het vertegenwoordigen van de rechtspersoon. Het gaat nu eenmaal om een formele rechtstoestand die – behoudens specifieke wettelijke uitzonderingen – afhankelijk is van het bestaan van een benoemingsbesluit. Van dat besluit moet blijken.

Benoemingsbesluit

Voor wat betreft de besluitvorming geldt als uitgangspunt dat die conform de statuten in een vergadering van het bevoegde orgaan geschiedt. Of in een vergadering een bepaald besluit is genomen, zal vanuit praktisch oogpunt doorgaans moeten blijken uit de verslaglegging van de gehouden vergadering. Voor een besluit tot benoeming van een statutair bestuurder geldt in wezen niets anders dan voor besluiten in het algemeen. Aan een dergelijk besluit worden geen bijzondere vormvereisten gesteld en het bestaan ervan kan ook worden aangenomen indien niet blijkt van een formele stemming (in vergadering) en de vastlegging van de uitkomst daarvan.

Het ontbreken van een schriftelijk benoemingsbesluit kan wel een aanwijzing vormen dat een dergelijk besluit niet is genomen. De statuten schrijven doorgaans immers voor dat van gehouden vergaderingen ondertekende notulen worden bewaard.

Impliciet benoemingsbesluit

Dat er geen schriftelijk benoemingsbesluit is, hoeft als gezegd niet mee te brengen dat geen benoemingsbesluit is genomen. Een dergelijk besluit kan ook uit andere feiten en omstandigheden blijken. Maar daarvoor moeten wel voldoende concrete en rechtstreekse aanwijzingen bestaan. Bij voldoende concrete en rechtstreekse aanwijzing voor een benoemingsbesluit kan gedacht worden aan een oproepingsbrief, e-mailcorrespondentie waarin gerefereerd wordt aan de benoeming of een getuigenverklaringen waaruit blijkt van een benoemingsbesluit genomen door het juiste orgaan. Zoals hiervoor aan bod is gekomen kan een benoemingsbesluit niet gebaseerd worden op uitsluitend gedragingen van een bestuurder die in de (onterechte) veronderstelling verkeerd bestuurder te zijn.

Een KvK-formulier waaruit blijkt dat een persoon als bestuurder van de rechtspersoon is, wijst niet dwingend op het bestaan van een benoemingsbesluit, omdat er tegelijk feiten of omstandigheden kunnen zijn die in een andere richting wijzen. Zie in dit verband Hof Den Haag 29 mei 2018, ECLI:NL:GHDHA:2018:1215JOR 2018/206 m.nt. K.A.M. van Vught (Poolschool H2O Beheer BV), rov. 7. waarin werd overwogen: ‘Het hof verwerpt het door [appellant] ingenomen standpunt dat het invullen van een KvK-formulier kan gelden als vastlegging van het besluit als bedoeld in artikel 15 van de statuten van Beheer en in artikel 2:238 lid 2 BW. Zodanig formulier vermeldt immers niets over het genomen zijn van een besluit door de aandeelhouders.’ Zie in dit verband ook Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 21 januari 2020, ECLI:NL:GHARL:2020:540 waarin een inschrijving bij de Kamer van Koophandel door het hof onvoldoende werd geacht om een benoemingsbesluit aan te nemen.

Conclusie

Bestuurder van een stichting, vereniging of bv wordt iemand niet door de enkele inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Bestuurder wordt je door een rechtsgeldig benoemingsbesluit van het daartoe bevoegde orgaan. Van dat benoemingsbesluit moet blijken. Anders zou het zomaar kunnen zijn dat iemand jarenlang heeft gehandeld als bestuurder maar nooit bestuurder is geweest. De gevolgen daarvan, denk bijvoorbeeld aan de geldigheid van besluitvorming, kunnen ingrijpend zijn. Er bestaat dus alle reden om zorgvuldig om te gaan met de benoeming van bestuurders.

Johan de Koning Gans