Openstaande factuur – Deel 1: wat kun je zelf doen?

Ondernemen

Openstaande factuur – Deel 1: wat kun je zelf doen?

Eén van de grootste frustraties van ondernemers: de producten of diensten zijn geleverd, maar je klant betaalt de factuur niet. Helemaal vervelend wordt het wanneer aanmaningen en telefoontjes geen effect hebben. Hoe nu verder? Wat kan ik zelf nog doen en wanneer schakel ik een advocaat in? En wat als de klant failliet gaat?

Graag nemen we je mee in een serie van drie blogs met praktische adviezen over het succesvol incasseren van je vordering. Hieronder deel 1: “wat kun je zelf doen?”.

Eerst twee adviezen om betalingsproblemen met klanten te voorkomen:

1) Wees kritisch aan de poort

Wees kritisch aan de poort. Zeker bij nieuwe relaties is het verstandig om je te verdiepen in je beoogde zakenpartner. Hoe lang is een partij al actief op de markt, zijn ze financieel gezond? Een antwoord op die vragen geeft de nodige zekerheid bij het zakendoen en verkleint het risico op wanbetaling. De benodigde informatie kan op verschillende manieren eenvoudig worden opgevraagd. Denk aan een kredietrapport of het raadplegen van het handelsregister bij de Kamer van Koophandel.

2) Zorg voor een set goede voorwaarden

Met goede afspraken vergroot je de kans op succesvolle incasso van de vordering. Zo zal er bijvoorbeeld sneller betaald worden wanneer u zaken geleverd hebt onder eigendomsvoorbehoud. Het is gebruikelijk om dergelijke voorwaarden op te nemen in een set algemene voorwaarden. In deze blog wordt je uitgelegd hoe je de voorwaarden correct gebruikt.

Als de financiële belangen groot zijn, dan is het raadzaam om extra zekerheden te vragen van je klant. Je kunt bijvoorbeeld verlangen dat een moedermaatschappij garant staat (bijv. door een ‘parent company guarantee’). Ook een bankgarantie of borgstelling zijn middelen die extra zekerheid geven wanneer de klant zelf niet betaalt. Meer voorbeelden worden beschreven in deel 3 van deze serie.

Blijft de factuur ondanks verschillende aanmaningen onbetaald, dan kun je dit nog proberen:

3) Maak concrete betaalafspraken

Probeer concrete betaalafspraken te maken met je klant. Dat zal eerder tot betaling leiden dan opnieuw een éénregelige aanmaning versturen. Heeft je klant tijdelijke betalingsproblemen, dan kun je ook afspreken dat er in termijnen betaald wordt. In alle gevallen is het belangrijk om de gemaakte afspraken per e-mail te bevestigen en daarop akkoord te krijgen van de klant. Spreek ook af dat bij wanbetaling het hele openstaande bedrag direct opeisbaar is.

4) Schort eventuele eigen verplichtingen op

Lukt het niet om betaalafspraken te maken, of houdt een klant zich daar niet aan, dan kan het effectief zijn zijn om eventuele eigen verplichtingen op te schorten. Zo kun je de levering van een volgende partij goederen opschorten of het lopende werk neerleggen tot er betaald is.

Kortom

Weet met wie je zaken doet en wees daar kritisch op. Ga je zaken doen, zorg dan voor goede voorwaarden. Heb je desondanks met een wanbetaler te maken, dan kun je meer doen dan de zoveelste aanmaning sturen. Probeer bijvoorbeeld betaalafspraken te maken of schort eventuele eigen verplichtingen op tot er betaald is.

Heeft dat nog steeds geen effect, dan zijn er nog een aantal juridische mogelijkheden om betaling af te dwingen. Die mogelijkheden worden besproken in deel 2 van deze serie.

Laatste berichten van Johan de Koning Gans (alles zien)