Graag nemen we je mee in een serie van vijf blogs met praktische adviezen over slim contracteren. Daarin behandelen we het contract vanaf de voorfase tot en met de vastlegging. Vandaag deel 4: “checklist contract”.

Neem het initiatief

Na afronding van de onderhandelingen is het tijd om de gemaakte afspraken vast te leggen. Menigeen zal blij zijn wanneer de nieuwe zakenpartner deze taak op zich neemt en het contract opstelt. Dat scheelt administratieve rompslomp, tijd en geld.

Toch raden wij aan om zelf het initiatief te nemen bij het opstellen van het contract. Daarmee houd je de regie. Het dwingt je ook om zelf goed na te denken over de zaken die je wel of juist niet wil opnemen in het contract. Ook bepaalt het eerste concept vaak voor een belangrijk deel de kaders waarbinnen vervolgens doorgesproken wordt.

Checklist contract

Maar aan welke onderwerpen moet ik denken bij het opstellen en beoordelen van een contract? Om je daarbij op weg te helpen tref je hieronder een praktische checklist contract aan.

1. Partijen

Vermeld de juiste partijnamen en wie er tekeningsbevoegd is. Het ligt volstrekt voor de hand, maar toch zie ik het in de praktijk nog vaak misgaan. Voorkom verwarring door het Handelsregister te raadplegen via de Kamer van Koophandel. Zie hierover ook mijn de eerdere blog ‘ken je contractspartner’.

2. Considerans

Beschrijf hierin wat de doelen zijn bij het aangaan van het contract. Aan de “overwegingen” wordt soms weinig aandacht besteed, maar een goede omschrijving draagt eraan bij dat een rechter het contract bij interpretatieverschillen juist uitlegt.

3. Looptijd

Maak duidelijke afspraken over de looptijd van de overeenkomst. Het contract kan worden aangegaan voor onbepaalde tijd of voor bijvoorbeeld een jaar. Regel bij tijdelijke contracten ook hoe omgegaan wordt met verlengingen.

4. Opzegging

Zeker als een lange looptijd wordt afgesproken, kan het prettig zijn om het contract tussentijds op te zeggen met inachtneming van een bepaalde opzegtermijn. Een opzeggingsmogelijkheid is ook wenselijk bij bijvoorbeeld faillissement van je contractspartner.

5. Prestaties

Beschrijf nauwkeurig welke prestaties over en weer geleverd moeten worden. Het gaat hier om de kern van het contract. Belangrijk daarbij is of de prestaties beschreven worden als inspannings- of als resultaatsverplichting. Weet dat bij een inspanningsverplichting geen resultaat wordt gegarandeerd. In dat geval kan je contractspartij alleen afgerekend worden op de vraag of hij zich voldoende heeft ingespannen.

6. Beperking aansprakelijkheid

Beperk je aansprakelijkheid tot een bepaald bedrag. Zeker wanneer je degene bent die de “kenmerkende” prestatie moet leveren. Doe je dat niet, dan geldt als uitgangspunt dat je bij wanprestatie aangesproken kunt worden voor alle schade die je contractspartij daardoor lijdt. Dat kan behoorlijk oplopen en staat soms in geen verhouding meer tot de contractwaarde.

7. Overige clausules

Er zijn nog tal van andere (standaard)clausules die je kunt opnemen in een contract. Denk aan geheimhouding, non-concurrentie of aan specifieke voorbehouden waar ik eerder over schreef. Maar wees er kritisch op of je al deze bepalingen wel echt nodig hebt. Een dikker contract is niet een beter contract.

Let op toepasselijke regels

In principe ben je vrij om in het contract af te spreken wat je wilt. Er zijn echter wel grenzen. Zo zijn op bepaalde soorten contracten wettelijke regels van toepassing, waar niet van afgeweken kan worden. Vaak zijn deze regels er om de zwakkere contractspartij te beschermen. Denk aan een huurovereenkomst of verzekeringsovereenkomst.

Conclusie

Slim contracteren is ook zorgen dat je het initiatief neemt bij het opstellen van het contract. Bij het opstellen moet nagedacht worden over een aantal belangrijke onderwerpen. De bovenstaande checklist contract kan je daarbij op weg helpen.

Hulp nodig bij het opstellen van een contract? Je kunt altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.

Johan de Koning Gans