Graag nemen we je mee in een serie van vijf blogs met praktische adviezen over slim contracteren. Daarin behandelen we het contract vanaf de voorfase tot en met de vastlegging. Vandaag deel 5: “valkuilen bij algemene voorwaarden”.

In aanvulling op het contract waarin je de belangrijkste afspraken vastlegt, kun je ook algemene voorwaarden gebruiken. In deze blog leg ik graag uit waarom het nuttig kan zijn algemene voorwaarden te gebruiken en wat daarbij de belangrijkste valkuilen zijn.

Waarom algemene voorwaarden?

Het gebruik van algemene voorwaarden heeft allereerst een praktische functie. In de voorwaarden neem je namelijk de clausules op die bij elke zakelijke deal terugkomen. Denk bijvoorbeeld aan de betaaltermijn of leveringstermijn. Over zulke onderwerpen wil je niet elke keer onderhandelen. De algemene voorwaarden zijn ondergeschikt aan het (hoofd)contract. Pas als daarin een onderwerp niet wordt geregeld, val je terug op de algemene voorwaarden.

Algemene voorwaarden hebben daarnaast een beschermende functie. Ondernemersrisico’s kun je ermee beperken. Bijvoorbeeld door je aansprakelijkheid te limiteren. Maar denk ook aan het opnemen van een eigendomsvoorbehoud, zodat je geleverde zaken ook na het faillissement van je contractspartner nog kan terughalen.

Valkuilen bij het gebruik van algemene voorwaarden

Je hebt niets aan een prachtig set algemene voorwaarden als ze niet op de juiste manier worden ingezet. We zien dit in de praktijk nog akelig vaak misgaan, waardoor geen beroep kan worden gedaan op de voorwaarden. Reden om de belangrijkste valkuilen hieronder op een rij te zetten.

  1. Niet tijdig van toepassing verklaren

Algemene voorwaarden moeten uitdrukkelijk van toepassing worden verklaard en dat moet tijdig gebeuren. Alleen dan gaan ze deel uitmaken van het contract. Het enkel toesturen van voorwaarden is dus niet voldoende. Van toepassing verklaren kan door bijvoorbeeld onderaan je correspondentie of offerte te vermelden:

“Op al onze overeenkomsten zijn de algemene voorwaarden van [contractspartij] van toepassing. Deze voorwaarden zijn gedeponeerd onder nummer [nummer] bij de Kamer van Koophandel”.

Tijdig van toepassing verklaren betekent voor of bij het aangaan van de overeenkomst. Je kunt dus niet achteraf je algemene voorwaarden het contract in stoppen. Wat veel voorkomt is dat pas op de factuur naar de algemene voorwaarden wordt verwezen. Dat is dus te laat. Overigens hoeft het niet fataal te zijn als sprake is van een langdurige handelsrelatie.

  1. Onduidelijk verwijzen

Het moet je contractspartner duidelijk zijn welke algemene voorwaarden van toepassing zijn. Een verwijzing naar verschillende sets voorwaarden is af te raden. Voorkom ook dat er discussie kan ontstaan over inhoud van de algemene voorwaarden. Daarbij kan helpen om de voorwaarden te deponeren bij de rechtbank of de Kamer van Koophandel en bij het van toepassing verklaren te verwijzen naar het unieke deponeringsnummer. Zo kun je de inhoud van de algemene voorwaarden altijd bewijzen.

  1. Niet overhandigen

Een andere eis is dat je de voorwaarden aan je contractspartij overhandigd. De ander moet namelijk kennis kunnen nemen van de voorwaarden. Dat overhandigen mag fysiek, maar ook door de voorwaarden bijvoorbeeld in een bijlage per e-mail toe te sturen. Doe je dat niet, dan kunnen zogenaamde kleine ondernemers of consumenten de voorwaarden vernietigen.

In conflictsituaties zien we vaak dat de ander ineens betwist de voorwaarden ooit te hebben ontvangen. Het is dan aan jou om het tegendeel te bewijzen. Dat kan heel lastig zijn, met alle negatieve gevolgen van dien. Het verdient dan ook aanbeveling om je contractspartner te laten tekenen voor ontvangst van de algemene voorwaarden. Dat kan door bijvoorbeeld in het te contract of in de offerte op te nemen:

“[contractspartij] verklaart met de ondertekening een exemplaar van de algemene voorwaarden te hebben ontvangen en akkoord te gaan met de inhoud en toepasselijkheid”.

Let op zwarte en grijze lijst

Doe je zaken met kleine ondernemingen of particulieren, dan moet je rekening houden met een aantal dwingende regels. Voor deze groep is in de wet een zwarte lijst opgenomen van onderwerpen die niet in algemene voorwaarden mogen worden opgenomen. Daarnaast is er een grijze lijst van onderwerpen waarvan wordt aangenomen dat die onredelijk zijn. Een oplossing kan zijn om het betreffende onderwerp in het (hoofd)contract op te nemen en niet in de algemene voorwaarden.

Slotsom

Slim contracteren houdt ook in dat je op de juiste manier gebruik maakt van algemene voorwaarden.  Het biedt je onderneming extra bescherming en kan een hoop ellende besparen.

Vragen over algemene voorwaarden? Je kunt altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.

Johan de Koning Gans