Van de serie ‘aftrek bij vastgoed mogelijk?’, deel 3: onderhoudskosten aftrekbaar bij vastgoed?

In onze eerdere blogs over vastgoed schreven we over afschrijvings- en aftrekmogelijkheden bij vastgoed. Vandaag ga ik vanuit het perspectief van de ondernemer in op de aftrekbaarheid van onderhoudskosten. Bij vastgoed zijn onderhoudskosten en investeringsuitgaven te onderscheiden. Onderhoudskosten zijn aftrekbaar van de winst, investeringsuitgaven niet: deze moeten geactiveerd worden. In dit blog neem ik u mee naar het antwoord op de vraag wanneer kosten volgens de fiscus te kwalificeren zijn als onderhoudskosten.

Stel: u heeft een pand laten bouwen dat geactiveerd staat op de balans. Nu de afschrijfmogelijkheden op vastgoed beperkt zijn, is het goed om naar een andere mogelijkheid te kijken als aftrekpost bij vastgoed: onderhoudskosten. Afschrijving op vastgoed en onderhoudskosten lijken communicerende vaten te zijn: onderhoud zorgt ervoor dat het economische gebruiksnut van het vastgoed intact blijft waardoor de mogelijkheid tot afschrijving beperkt is. Is iets niet te kwalificeren als onderhoud maar als investering, dan zal u dit moeten activeren waarna slechts beperkte afschrijving is toegestaan. Om een optimale aftrek te realiseren is het zaak om de kosten en uitgaven goed te splitsen.

Investering

Indien een bedrijfsmiddel wordt verbeterd, ingrijpend wordt veranderd of wordt vernieuwd, is sprake van een investering. Een uitbouw wordt gezien als investering. Of een toevoeging of wijziging op grond van wet- of regelgeving verplicht is, bijvoorbeeld als gevolg van milieuwetgeving, doet niet ter zake voor de beoordeling of het tot onderhoud of investering behoort. Een investering dient te worden geactiveerd, waarna u jaarlijks een bedrag kunt afschrijven.

Onderhoud en samenloop

Het geeft een beter fiscaal gevoel indien u een werkzaamheid het etiket ‘onderhoud’ kunt geven. Dergelijke kosten zijn immers aftrekbaar van de winst. Indien kozijnen geschilderd moeten worden of een nieuw dak is vereist, krijgt de werkzaamheid het stempel ‘onderhoud’. Uit jurisprudentie blijkt dat ook kosten voor het verwijderen van asbest ten laste van de winst kunnen worden gebracht. Een dergelijke werkzaamheid levert geen verbetering op van het pand maar is nodig om het pand in bruikbare staat te herstellen, te houden of achteruitgang te voorkomen.

Een werkzaamheid is niet te kwalificeren als onderhoud indien een object wordt toegevoegd of gewijzigd dat in bouwtechnische zin niet bestond of anders was. Er zijn ook gevallen denkbaar waarin uitgaven zowel onderhouds- als verbeteringskenmerken hebben. De Hoge Raad heeft geoordeeld dat, indien een verwarmingsinstallatie vervangen wordt terwijl dat niet noodzakelijk is, de kosten in aftrek mogelijk tot het bedrag aan normale onderhoudskosten van de vorige installatie. Het meerdere wordt gezien als investering en is derhalve niet aftrekbaar.

Uw mogelijkheden om onderhoudskosten van de winst af te trekken

U kunt er voor kiezen periodiek de volledige kosten ten laste van de winst te brengen. Over het algemeen is dat niet het ideale scenario voor de meeste ondernemers: de kosten zijn voorzienbaar en daar wil men naar handelen. In hoofdlijnen zijn twee mogelijkheden te onderscheiden: het vormen van een reserve op grond van de wet, alsook het vormen van een voorziening op grond van goed koopmansgebruik.

De wet biedt expliciet de mogelijkheid om een kostenegalisatiereserve (KER) ten laste van de winst te vormen. Een KER kan worden gevormd voor onderhoudskosten ten behoeve van gebouwen of andere bedrijfsmiddelen. Door het vormen van een KER worden dergelijke kosten gelijkmatig ten laste van de winst gebracht omdat jaarlijks een bedrag aan de reserve wordt toegevoegd. In arresten van 20 augustus 1980 en 27 augustus 1997 heeft de Hoge Raad voorwaarden aan het vormen van een KER gesteld, namelijk:

  1. Het betreft kosten die ongelijkmatig verdeeld zijn en in de toekomst worden uitgegeven (bijvoorbeeld eens in de tien jaar);
  2. Deze kosten zijn noodzakelijk door de ondernemingsuitoefening in het jaar van toevoeging aan de reserve;
  3. Deze kosten leiden in een later jaar tot een piek in de uitgaven;
  4. Er is een redelijke mate van zekerheid dat de uitgaven zich zullen voordoen.

Het bedrag dat u ten laste van de winst mag toevoegen aan deze reserve, hangt af van de hoogte en het tijdstip waarop de kosten daadwerkelijk gemaakt worden. Indien achteraf blijkt dat een te hoog bedrag aan de reserve is toegevoegd, bijvoorbeeld omdat de kosten voor dergelijk onderhoud fors zijn gedaald of omdat uw schatting te ruim was, valt de reserve vrij.

Naast dat de wet een mogelijkheid biedt, wordt de jaarwinst bepaald op grond van de beginselen van goed koopmansgebruik waarin de mogelijkheid tot het treffen van een voorziening besloten ligt. De voorwaarden voor het treffen van een voorziening volgen uit het Baksteenarrest van de Hoge Raad:

  1. Oorsprongsvereiste: de uitgaven in jaar 10 hebben betrekking op feiten die zich in de periode jaar 1 t/m 10 hebben voorgedaan.
  2. Toerekeningsvereiste: de uitgaven kunnen tevens aan die periode worden toegerekend.
  3. Zekerheidsvereiste: Er is een redelijke mate van zekerheid dat de uitgaven zich zullen voordoen.

Omdat het treffen van een voorziening eenvoudiger is, zal de praktijk meestal kiezen voor die optie. Zeker nu met beide wegen hetzelfde resultaat kan worden behaald. Zo lijkt op het allereerste gezicht het stramien ‘alle wegen leiden naar Rome’ ook in dit geval te gelden. Helaas blijken enkele wegen toch afgesloten te zijn nu het reeds geschetste probleem omtrent het onderscheid tussen onderhoud c.q. investering van belang is.

Uit deze blog blijkt dat onderhoudskosten wel degelijk aftrekbaar zijn bij vastgoed, maar dat oplettendheid geboden is om te voorkomen dat u voor verassingen komt te staan. Wij helpen u graag inventariseren welke mogelijkheden er in uw geval zijn en welke fiscale gevolgen dit voor u heeft.

Kristy Meijer