Graag nemen we je mee in een serie van vijf blogs met praktische adviezen over slim contracteren. Daarin behandelen we het contract vanaf de voorfase tot en met de vastlegging. Vandaag deel 2: “geheimhouding afspreken”.

Bij een nieuwe samenwerking is het goed om na te gaan of er vertrouwelijke bedrijfsgegevens gedeeld gaan worden met de zakenpartner. Denk aan strategische plannen, klantgegevens of financiële cijfers. Als dat het geval is, spreek dan geheimhouding af. Voorkom daarmee dat informatie, waar soms jarenlang in is geïnvesteerd, gaat zwerven. Of erger nog, door een concurrent wordt opgepikt.

Geheimhouding afspreken, dat klinkt simpel. Toch zijn er een aantal punten waar je op moet letten.

Is het echt nodig om geheimhouding af te spreken?

Dat is duidelijk het geval bij een mogelijke bedrijfsovername. Een geïnteresseerde koper zal immers vooraf inzage willen hebben in alle (financiële) bedrijfsgegevens, zonder dat zeker is dat de overname doorgaat. Maar denk ook aan een samenwerking die wordt aangegaan om een nieuw product te ontwikkelen. Als er geen bedrijfsgevoelige informatie wordt gedeeld, laat een geheimhouding dan achterwege. Slim contracteren betekent ook dat je alleen vastlegt wat nodig is.

Bepaal welke informatie onder de geheimhouding valt

De afspraak tot geheimhouding leg je vast in een van de contractsbepalingen of in een separate  geheimhoudingsverklaring of -overeenkomst (ook wel non-disclosure agreement genoemd). Ter voorkoming van onduidelijkheid is het aan te raden om concreet te beschrijven welke informatie precies onder de geheimhouding valt. Duidelijk is dan welke informatie wel en welke informatie niet gedeeld mag worden met anderen.

Ook kan het goed zijn om concreet te beschrijven dat de vertrouwelijke informatie alleen met bepaalde personen mag worden gedeeld. Bijvoorbeeld alleen met het management of bepaalde adviseurs. Afgesproken kan worden dat je contractspartij aan deze personen ook weer geheimhouding oplegt.

Teruggave van informatie

Wanneer je vertrouwelijke documenten aan de ander verstrekt, dan wil je die op een zeker moment wel weer terugkrijgen. Dat zal zeker het geval zijn als de samenwerking wordt beëindigd. Om daar geen misverstanden is het goed om daar duidelijke afspraken over te maken.

Een dergelijke afspraak zou je als volgt kunnen formuleren:

“Op eerste verzoek van [contractspartij A], zal [contractspartij B] binnen zeven dagen alle vertrouwelijke informatie, inclusief mogelijke kopieën daarvan, onverwijld retourneren en schriftelijk verklaren dat zij geen vertrouwelijke informatie heeft achtergehouden.”

Boete bij overtreding geheimhouding

Maar wat als de afgesproken geheimhouding wordt geschonden? Dat valt niet terug te draaien, het kwaad is geschied. Daar komt nog eens bij dat het knap lastig is om een overtreder aan te pakken. Allereerst geeft het vaak bewijsproblemen. Hoe toon je aan dat iemand heeft gepraat wanneer de betreffende persoon dat ontkent? Maar als die horde kan worden genomen, dan moet nog aangetoond worden dat de overtreding daadwerkelijk tot schade heeft geleid. Het is geen eenvoudige opgave om een rechter ervan te overtuigen dat de schending tot bijvoorbeeld minder verkopen heeft geleid.

Het koppelen van een forse boete aan een overtreding is daarom aan te raden. Functie van die boete is dat het een afschrikwekkende werking heeft. Het geeft een extra stok achter de deur. Daarnaast voorkomt het een discussie over de geleden schade en de hoogte daarvan. Bij overtreding is immers het afgesproken boetebedrag verschuldigd. Kortom, weet dat een afspraak tot geheimhouding zonder boeteclausule een hoog symbolisch gehalte heeft.

Slotsom

Het is van groot belang om vertrouwelijke bedrijfsinformatie goed te beschermen. Vergeet daarom niet om in de voorkomende gevallen geheimhouding af te spreken. Als aan overtreding van die geheimhouding geen boete wordt gekoppeld, dan heeft de afspraak weinig waarde.

Wil je graag geheimhouding afspreken met een partij, neem dan contact op. We denken graag met je mee of sturen je vrijblijvend één van onze modellen toe.

Johan de Koning Gans

Als advocaat is Johan hét juridische geweten van de klanten van Watermill.